Teams – Teymisvinna á tímum Covid

Hjá Umhverfisstofnun er lögð mikil áhersla á samvinnu starfsfólks og teymisvinnu. Microsoft Teams var tekið í notkun í lok árs 2019, m.a. til að styrkja tengslin á milli hinna níu starfsstöðva stofnunarinnar. Það reyndist heppileg tímasetning í ljósi mikillar fjarvinnu starfsfólks í heimsfaraldrinum. Teams er samvinnu- og samskipta-kerfi sem heldur utan um skipulag teyma og verkefna. Þar sem Teams er hluti af Microsoft 365 þá vinnur það vel með t.d. SharePoint, Planner, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, og PowerBI. Símkerfi stofnunarinnar var jafnframt fært í Teams umhverfið árið 2020 en það var áður í Skype for Business. Umhverfisstofnun var því vel í stakk búin fyrir mikla fjarvinnu árið 2020 með sterkt miðlægt vinnuumhverfi þar sem starfsfólk getur unnið saman að verkefnum óháð tíma og staðsetningu. Þessi sveigjanleiki og aðgengi að öllum upplýsingum, vinnugögnum og skipulagi hefur reynst stofnuninni dýrmætur.

Á Teams er svæði fyrir starfsfólk með allt sem það varðar óháð teymum. Þá á hvert teymi sitt eigið vinnusvæði með vinnuskjölum, verkefnastjórnun og öðru sem styður við verkefni þess teymis. Á þessum vinnusvæðum eru spjallrásir, auk þess sem senda má skilaboð á einstaklinga og hópa. Til fróðleiks þá sendi starfsfólkið 25.000 skilaboð sín á milli árið 2020 og hélt yfir 1.000 fundi að meðaltali í hverjum mánuði.

Vinnusvæðin snúast þó ekki eingöngu um vinnu innan stofnunarinnar heldur eru þau einnig vel til þess fallin að halda utan um verkefni sem eru í samstarfi við aðila utan hennar. Samstarfssvæðum á milli opinberra stofnana fjölgaði þannig mikið árið 2020 Þá hefur útdráttur hreindýraveiðileyfa verið færður í Teams sem og landvarðanámskeiðin. Teams hefur sannað sig sem góður vettvangur fyrir fjarfundi. Eflaust munu þeir koma í stað staðfunda til frambúðar í mörgum tilfellum með jákvæðum áhrifum fyrir umhverfið, minni mengun, fjárhagslegum ávinningi og tímasparnaði.